Az üzleti tevékenység szerves részeként a vállalkozásoknak rendszeresen felül kell vizsgálniuk és megfelelően kell végrehajtaniuk a leltározást, még akkor is, ha a fókusz éppen a beszámoló összeállítására irányul.

A leltározás és annak megfelelő dokumentálása nem csupán jogi kötelezettség, hanem stratégiai fontosságú tevékenység is, melynek számos előnye van a vállalkozás számára. Ugyanakkor sajnálatos módon, sok kis létszámú vállalkozás esetében a vezetők nem fordítanak kellő figyelmet erre a feladatra, gyakran időhiányra, vagy a leltározással járó leállásra hivatkozva. Azonban elengedhetetlen megérteni, hogy a leltározás hiánya komoly kockázatokat rejt magában, mivel ez vezethet a vagyonvesztéshez vagy az eszközök nem megfelelő kezeléséhez.

Emellett a számviteli törvény előírásainak betartása nélkülözhetetlen a leltározás során, hiszen ez biztosítja az eszközök és források valós és átlátható nyilvántartását. Ebben a cikkben részletesen áttekintjük, miért fontos a helyes leltározás, és milyen követelményeknek kell megfelelni a törvényi előírásoknak.

A vállalkozásoknak fontos újra átgondolni és megfelelően végrehajtani a leltározást, annak ellenére, hogy már túl vannak rajta és a beszámoló összeállításán dolgoznak. A helyes leltározásnak és az azt követő dokumentáció megőrzésének számos haszna van a vállalkozás számára, nem csupán a törvényi követelmények teljesítése miatt.

Kis vállalkozások és a leltározás kihívásai

Nem ritka a kis létszámú vállalkozások körében, hogy a vezetők csak részben vagy egyáltalán nem foglalkoznak a leltározással. Azzal érvelnek, hogy nincs rá idejük, nincs megfelelő raktáruk, vagy nem engedhetik meg maguknak a leállást a papírmunka miatt. Az ilyen cégeknél a leltár csupán formális kötelezettség, pedig, ha nincs valós kontroll a vagyon felett, jelentős kockázatokkal járhat.

Sok esetben a beszámoló összeállítói nem felelnek meg teljesen a számviteli törvény előírásainak. Előfordul, hogy nem készítenek önálló leltárdokumentációt, és nem hajtanak végre dokumentált főkönyvi egyenleg-ellenőrzéseket. Az ilyen cselekedeteket azzal igazolják, hogy a törvény nem követeli meg ezeket explicit módon. Hivatkoznak például arra, hogy a főkönyvi könyvelés és az analitika egyeztetése nem eredményez változást, csupán ténymegállapításról van szó, ezért nem szükséges végrehajtani.

Azonban fontos megérteni és betartani a számviteli törvény előírásait a leltárkészítés terén. Az ellenőrizhető és tételesen tartalmazott leltár összeállítása elengedhetetlen a vállalkozás eszközeinek és forrásainak mennyiségének és értékének megfelelő nyilvántartásához, ami nélkül jelentős kockázatot jelenthet a vállalkozás számára. Emellett a leltárt és a hozzá kapcsolódó bizonylatokat 8 évig meg kell őrizni a törvényi előírásoknak megfelelően.

A vállalkozás leltárkészítési módszerét az határozza meg, hogy a vállalkozás év közben hogyan nyilvántartja az eszközeit és azok forrásait. A leltár készíthető folyamatosan, naprakészen vezetett nyilvántartások alapján, vagy ha ezek nem állnak rendelkezésre, akkor az üzleti év végén, fordulónapján történő mennyiségi felvétellel. A mennyiségi felvétel során az eszközöket valós időben számlálják és mérlegelik. Az értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél minden üzleti év végén kötelező leltárt készíteni egyeztetéssel. Az egyeztetés során összehasonlítják a főkönyvi számlákat az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal, mint például banki kivonatok vagy egyeztetőlevelek.

Számviteli törvényi követelmények és leltár ellenőrizhetőség

A számviteli törvény előírásai szerint a leltárnak meg kell felelnie az alábbi követelményeknek:

• Teljesség: A leltárnak tartalmaznia kell a vállalkozás összes eszközét és forrását.
• Valódiság: A leltárnak a valóságot kell tükröznie, azaz az eszközök tényleges mennyiségét és értékét kell pontosan feltüntetnie.
• Világosság: A leltár átláthatónak kell lennie, részletesen felsorolva az eszközöket és forrásokat a leltározási hely, típus, méret és minőség szerint.
• Tételesség: Emellett az egyedi értékelés elvének is érvényesülnie kell a leltárban.
• Bruttó elszámolás elve: Fontos, hogy a követelések és kötelezettségek egymással szemben ne számolhatók el, kivéve a törvény által meghatározott eseteket.
• Ellenőrizhetőség: A leltárnak lehetővé kell tennie az ellenőrzést, például külön ki kell térnie azoknak az eszközöknek, amelyek nem a vállalkozás székhelyén vagy telephelyén találhatók, például bérmunka, tárolásra átadott eszközök stb.

Az ellenőrizhetőség szempontjából fontos, hogy a mérleget alátámasztó leltár minden eszközt egyértelműen azonosítson, beleértve a megnevezést, méretet, minőséget, cikkszámot, nyilvántartási számot és értékelési kategóriát (teljes vagy csökkentett érték). Fontos, hogy a leltár elkülönítse azokat az eszközöket is, amelyek valamilyen okból nem teljes értékűek, például megrongálódtak, nem felelnek meg a szabványoknak, vagy feleslegessé váltak a tevékenység változása miatt.

Egyszerű példák is jól szemléltetik, milyen nagy különbség van abban, hogy egy gépsor, amelyet előző évben vásároltak és majdnem teljes értékén szerepel a könyvekben, év végén tűz miatt használhatatlanná válik vagy sem. Ha a leltározás során nem történik meg a terven felüli értékcsökkenés elszámolása és a selejtezés, akkor az eszköz a már nem létező értékében fog szerepelni a mérlegben. Ugyanakkor előfordulhat az is, hogy egy lakást, amelyet az év lezárása előtt vásároltak, elfelejtenek felvenni a főkönyvbe, így kimarad a mérlegből, és hiányzik az értékcsökkenési leírás az eredménykimutatásból is.

Kettős könyvvitel és az idegen eszközök nyilvántartása

A vállalkozásnál tárolt idegen eszközök külön kell szerepeljenek a leltárban, de a dokumentum csak az eszközök mennyiségét rögzíti, például a bérmunkára, javításra, bizományba, tárolásra átvett vagy bérbe vett eszközök esetében.

A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodónak az eszközök kezelésében, használatában és tulajdonában lévő eszközökről, azok forrásairól és a gazdasági műveletekről olyan könyvviteli nyilvántartást kell vezetnie, ami valósághű, áttekinthető és folyamatosan zárt rendszerben mutatja az eszközök és forrásaik változásait (lásd: számviteli törvény 159. §).

Fontos számviteli előírások

A számviteli törvény 165. § (1) bekezdése szerint minden olyan gazdasági műveletről, eseményről, ami az eszközök vagy azok forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. Ezeket a bizonylatokat rögzíteni kell a könyvviteli nyilvántartásokban.

A készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokat, valamint minden olyan nyomtatványt, amiért ellenértéket kell fizetni vagy amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni (lásd: számviteli törvény 168. § (1) bekezdés).

A december 31-i készletekről készült leltárnak részletesen tartalmaznia kell a fellelt, fel nem használt, még nem értékesített készleteket készletfajtánként, egyedi megnevezésükkel, mennyiségi és értékadatokkal stb.

A leltározáshoz leltárfelvételi jegyeket (leltárbizonylatokat) adnak át, amiket szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. Ezek a bizonylatok alátámasztják a leltározás teljeskörűségét, és alapján kell könyvelni a készletek mérlegfordulónapi leltározáskor megállapított készletre vételét és elkészíteni a készletek leltárát.

A gyártók és nagykereskedőknek figyelembe kell venniük annak lehetőségét, hogy a valós készlethiány a leltározási rendszer gyenge pontjain keresztül válik láthatatlanná. Erről és a leltározás folyamatában rejlő hiányosságokról következő írásunkban lesz szó.