A vállalkozások számviteli folyamataiban kiemelkedő fontossággal bír az üzleti év végén végzett leltározás és leltárkészítés.

Az éves leltározás és a leltár összeállítása nem csupán adminisztratív kötelezettség, hanem kulcsfontosságú gyakorlat is, amely hozzájárul a vállalkozások pénzügyi helyzetének megbízható dokumentálásához és a mérleg tételeinek megalapozásához. Ennek a cikknek célja a leltárkészítés és leltározás számviteli gyakorlatát, kötelezettségeit és részleteit áttekinteni a vállalkozások számára.

Miért fontos az év végi leltározás?

Az üzleti év végi leltározás az egyik kritikus számviteli folyamat, amelynek célja a vállalkozás mérleg tételeinek megbízható dokumentálása és alátámasztása.

A 2000. évi C. törvény, amely a számvitelről szól, nem részletezi a leltár vagy leltározás konkrét előírásait, azonban hangsúlyozza a mérlegtételek leltárral való megerősítését. A törvény 69. § (1) bekezdése szerint a könyvek üzleti év végi zárásához, beszámoló elkészítéséhez és a mérleg tételeinek alátámasztásához a vállalkozásnak olyan leltárt kell összeállítania és megőriznie, amely részletesen és ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozás mérlegfordulónapon meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. Érdekesség, hogy a számviteli törvény nem ad pontos definíciót sem a leltár fogalmára, sem pedig a leltározás ismérveire vonatkozóan. Ennek ellenére a törvény kizárólag a leltár összeállítási kötelezettségét szabályozza.

Leltár és leltározás különbségei

Fontos megkülönböztetni a leltár és a leltározás fogalmait. A leltár a mérleg alapdokumentuma, míg a leltározás a leltár elkészítési folyamatának része, melynek során az eszközök és források mennyiségi és értékszerű adatait rögzítik.

Leltár:

A leltár egyfajta vagyonkimutatás, ami a vállalkozás mérlegének alapját képezi. Ez az a dokumentum, amelyben részletesen és áttekinthetően rögzítik a vállalkozás vagyonát, az eszközöket és forrásokat mennyiségi és értékszerű adatokkal. Ennek alapján készül el a vállalkozás pénzügyi helyzetét bemutató mérleg.

Leltározás:

A leltározás pedig magában foglalja a leltár elkészítési folyamatot. Ez a folyamat a leltár összeállításának részeként történik, és magában foglalja az eszközök és források mennyiségi és értékszerű adatainak pontos rögzítését. A leltározás során gyakran fizikai vagy számviteli ellenőrzéseket végzünk annak érdekében, hogy a leltár valós és pontos legyen.

Leltárkészítési és leltározási kötelezettségek

A számviteli törvényben előírt leltárkészítési kötelezettség lényeges eleme a vállalkozások számviteli gyakorlatának és jogi kötelezettségeinek. Ez a kötelezettség arra vonatkozik, hogy minden egyes üzleti év végén a vállalkozásnak szükséges egy leltárt összeállítania annak érdekében, hogy a mérleg tételeit megbízhatóan alátámassza és dokumentálja.

A leltárkészítési kötelezettség célja a vagyon pontos és ellenőrizhető dokumentálása, ami alapján a vállalkozások éves mérlegét elkészítik. Ez a folyamat biztosítja, hogy a vállalkozás tulajdonában lévő eszközök és források valós és pontos adatai felhasználhatóak legyenek a pénzügyi kimutatásokban és a vállalkozás mérlegének összeállításában.

Leltározási kritériumok és részletek

A leltárnak tartalmaznia kell az értékeléshez szükséges adatokat, beleértve azokat az eszközöket is, amelyek nem teljes értékűek okok miatt. Fontos, hogy elkülönítve legyenek azok az eszközök, amelyek nem a vállalkozás székhelyén vagy telephelyén találhatók, például bérbeadott eszközök. Idegen eszközöket is elkülönítetten kell kezelni a leltárban, pl. eladott, de el nem szállított eszközöket csak mennyiségben kell feltüntetni. Amennyiben az eszköz beszerzési értékét már elszámolták költségként a számviteli politika szerint, és az még nem használódott el, azokat is csak mennyiségben kell feltüntetni a leltárban.

A mérleg valódiságának biztosítása érdekében a fordulónapi leltározást kell alkalmazni az adott eszközöknél és forrásoknál pl.: Befejezetlen termelés, Munkavállalók tartozásai, Értékpapírok, kötvények, egyéb befektetett pénzügyi eszközök stb.

Leltár ellenőrzés és rendezés

Az üzleti év mérlegfordulónapját megelőző vagy azt követő negyedévben a vállalkozó árukészletét mennyiségi felvétellel ellenőrizheti a helyes adatok biztosítása érdekében. Az ellenőrzés során történt változtatásokat az év mérlegfordulójára vonatkozóan kell rögzíteni, kivéve, ha nincs sem mennyiségi, sem értékbeli nyilvántartás az árukészletekről.

A leltárfelvételt követően össze kell hasonlítani a leltár adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal, jegyzőkönyvben kell rögzíteni az eltéréseket és ezek okait ki kell vizsgálni. Leltárhiányról csak akkor beszélhetünk, ha a hiány okát nem lehet megállapítani.

Az éves leltározás és leltárkészítés kritikus fontosságúak a vállalkozások számára, nem csupán a számviteli előírásoknak való megfelelés miatt, hanem az üzleti tevékenység megbízható dokumentálása és a pénzügyi helyzet átláthatósága érdekében is. A leltár és leltározás pontos és alapos végrehajtása lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy megbízhatóan állítsák össze éves mérlegüket és hatékonyabban kezeljék vagyonukat, így hozzájárulva a stabil és fenntartható üzleti működésükhöz. A rendszeresen végzett leltározás és a pontos leltárkészítés a vállalkozásoknak segítséget nyújt a pénzügyi tervezésben és döntéshozatalban, elősegítve ezzel hosszú távú sikereiket.