Az elektronikus kommunikáció térhódításával egyre többen fordulnak digitális megoldásokhoz hivatalos ügyek intézése során. A Központi Ügyfél Regisztrációs Nyilvántartás (KÜNY) által nyújtott tárhely lehetőséget biztosít természetes személyek számára, hogy elektronikusan kezeljék és tárolják a hivatalos szervek által küldött üzeneteket. Ez a rendszer nemcsak a dokumentumok tárolását, hanem azok hosszú távú megőrzését is lehetővé teszi, például személyi jövedelemadó igazolások esetén. A cikk célja, hogy áttekintést nyújtson az elektronikus üzenetkezelés és tárhely használatának gyakorlati kérdéseiről, beleértve az üzenetek kezelésének folyamatát és a tárhelyen elérhető szolgáltatásokat.

A tárhely létrehozása természetes személyek esetén a Központi Ügyfélregisztrációs Nyilvántartásban (KÜNY) való regisztrációhoz kötött. Ez a nyilvántartás tartalmazza azokat, akik elektronikus azonosítási szolgáltatásokat vesznek igénybe. Gyakran úgy gondolják, hogy a hivatalos levelezéshez még mindig szükség van az ügyfélkapura, de ma már számos más azonosítási mód is elérhető ehhez a célhoz.

Tárhely kezelése és üzenetek tárolása

Ezen az oldalon a felhasználók ügyfélkapus belépéssel tudnak bejelentkezni, ahol azonnal elérhetővé válnak a hivatalos szervek által küldött üzenetek. Minden egyes üzenet részleteit meg lehet tekinteni, beleértve a feladó szerv nevét, a dokumentum típusát, az érkezési számot és a tárolási helyet. A csatolt dokumentumok letöltése a „üzenet részletei” ablak jobb alsó sarkában található letöltés gombbal lehetséges.

Ha nem kívánják tovább tárolni az üzenetet, egyszerűen törölhetik a „beérkezett üzenetek” felületről. Ezek az üzenetek limitált ideig elérhetőek, mivel a rendszer automatikusan törli őket a tárhely szabadon tartása érdekében, általában 30 nap elteltével. Amennyiben az üzenetet meg kívánják tartani, az „üzenet részletei” ablakban a „tartós tárba” gombra kattintva áthelyezhetik. A tartós tárhely megőrzi az üzeneteket, amíg a felhasználó nem dönt azok törléséről.

A NAV-tól érkező üzeneteket különösen ajánlott a tartós tárba helyezni, mivel ezeket évekig meg kell őrizni személyi jövedelemadó (szja) igazolásként. A „meghiúsulási igazolások” külön mappában találhatók, ahol a tárolási határidő 180 nap.

A felhasználóknak ajánlott rendszeresen ellenőrizniük a tárhelyüket, hogy ne maradjanak le fontos üzenetekről, amelyeket esetleg töröltek. Az új üzenetekről a rendszer e-mailben értesíti a felhasználót a regisztrált e-mail címén keresztül.

Az egyes üzeneteket a „Napló” menüpont alatt lehet keresni, ahol szűrhetünk az érkezés időpontja, leírása és egyéb feltételek alapján.

Elektronikus dokumentumküldés

Ha dokumentumot szeretnénk küldeni egy hivatalos szervnek, nem szükséges postával intézni, mivel ezt elektronikus úton is megtehetjük a “küldés” gomb segítségével. Fontos, hogy a tárhelyen csak az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) programmal kitöltött, illetve KR-titkosító programmal titkosított állományokat lehet feltölteni a hivatalok részére. Ha a dokumentum megfelelő formátumban van, egyszerűen húzzuk be a kijelölt területre vagy válasszuk ki a tallózás gombbal, majd küldhetjük.

A sikeres feladásról a rendszertől kapunk igazolást, ha ezt a funkciót beállítottuk.

Amennyiben rendelkezünk ügyfélkapuval, elérhető az e-Papír szolgáltatás is, ahol kitölthetjük a megfelelő űrlapot és elektronikusan kapcsolatba léphetünk a regisztrált intézményekkel. Itt is kapunk értesítést az ügyfélkapun az értesítési tárhelyre.

Fontos különbség a két lehetőség között, hogy míg a tárhely csak titkosított KR-állományokat fogad el, az e-Papír szolgáltatáson keresztül más fájltípusokat is küldhetünk, így az utóbbi általános célú “kérelem űrlapként” is szolgál.

Meghiúsulási kérdések a NAV rendszerében

Amennyiben a felhasználó nem tölti le vagy nem helyezi át a dokumentumot a beérkezéstől számított 5. munkanapig, a rendszer az azt követő munkanapon automatikusan küld egy “Át nem vett dokumentum értesítőt” tájékoztatás céljából. Ekkor még van lehetőség letöltésre, azonban, ha ezt nem teszi meg, a 30 napos határidőt követő 5. munkanapon beáll a kézbesítési vélelem.

Ez azt jelenti, hogy a hatóság úgy fogja kezelni, mintha a dokumentumot a felhasználó elolvasta volna, hacsak az nem bizonyítja ellenkezőjét. Ilyen esetben a hivatal meghiúsulási igazolást küld a tárhelyre, ami 180 napig elérhető a “Meghiúsult igazolások” mappában.

A kézbesítési vélelem ellen kifogást két esetben lehet előterjeszteni: szabálytalan kézbesítés esetén és az önhiba hiánya esetén. A kifogásnak tényekkel kell alátámasztania az állítást. Magánszemélyek az önhibára hivatkozhatnak, például súlyos egészségügyi okok miatt, ami miatt nem tudták megtekinteni az értesítést. Cégek esetében ez a lehetőség nem áll rendelkezésre, és mindig gondoskodniuk kell arról, hogy valaki hozzáférjen az értesítésekhez.

Ha a NAV által küldött dokumentumot a felhasználó nem nyitotta meg és az törlésre került, alternatív megoldásként a NAV honlapján lekérdezhetők az ilyen típusú dokumentumok.