2018. január 1-jével érdemi változás állt be a közigazgatás ügymenetében, amikor is a 2015. évi CCXXII. törvény rendelkezései alapján minden magyarországi, gazdasági tevékenységet folytató szervezet számára kötelezővé vált a cégkapu tárhely létrehozása és használata. Az érintettek körébe tartoztak a gazdasági társaságok, külföldi székhelyű cégek magyarországi fóktelepei, valamint egyéb gazdálkodó szervezetek is.
A cégkapu bevezetése és célja
A cégkapu egy egységes és hiteles platformot biztosít a szervezetek és az állami szervek közötti kommunikációhoz. Fő célja a hivatalos kapcsolattartás leegyszerűsítése, az elérhetőség biztosítása, valamint a dokumentumküldés automatizálása. Ennek köszönhetően a papíralapú ügyintézés fokozatosan visszaszorulhatott, és a hivatali levelezés lényegesen egyszerűbbé és hatékonyabbá vált.
A platform egyik legnagyobb előnye, hogy hozzáférhető számítógépen és mobiltelefonon keresztül egyaránt, ezáltal biztosítva a rugalmasságot és a felhasználóbarát kezelhetőséget.
A Cégkapu Regisztrációjának Lépései
A cégkapu regisztrációja a https://tarhely.gov.hu/ckp-regisztracio/tajekoztato.html weboldalonvégezhető el. Regisztrálhatnak magyarországi székhelyű szervezetek, valamint olyan külföldiszervezetek, amelyek Magyarországon is folytatnak gazdasági tevékenységet. Fontos kiemelni, hogy a külföldi székhelyű vállalatok saját maguk nem, de fóktelepeik és leányvállalataik számára kötelező a regisztráció.
Előfeltételek
A sikeres regisztrációhoz az alábbi feltételek teljesülése szükséges:
- Ügyfélkapu-felhasználói fiók – Az azonosításhoz elengedhetetlen.
- Cégnyilvántartásba történő bejegyzés – Csak már bejegyzett cégek indíthatják el a folyamatot.
Regisztráció folyamata
- Bejelentkezés és azonosítás: A weboldalra történő belépés után válasszunk a következő opciók közül:
a. Cégjegyzékben szereplő gazdálkodó szervezet
b. Egyéb gazdálkodó szervezetA legtöbb cég az első kategóriába tartozik, míg a második opció speciális esetekre vonatkozik, mint például civil szervezetek. - Adatok megadása: A megfelelő űrlapon töltsük ki a szükséges mezőket, és adjuk meg az alábbi adatokat:
a. Cég adószáma
b. Cégkapus e-mail-cím
c. Képviseleti jogosultság igazolásaHa együttes képviseleti jogosultság áll fenn, a társképviselőnek is jóvá kell hagynia a regisztrációt. - Képviselő adatok ellenőrzése: Ellenőrizzük és igazoljuk a cég képviselőinek adatait. Lehetőség van meghatalmazott kijelölésére is, aki további kezelési jogosultságokat kaphat.
- Bejegyzés az RNY-be: A cégkapus e-mail-címet a Rendelkezési Nyilvántartásba (RNY) is regisztrálni kell. Ez automatikusan megtörténik, ha az erre vonatkozó mezőt kipipáljuk. Ha nem, később pótolhatjuk az RNY-be történő bejelentést.
- Visszaigazolás: A sikeres regisztrációt a rendszer egy hitelesített PDF-dokumentummal igazolja, amely letölthető a felületről, illetve elérhető az ügyfélkapu tárhelyén is. A dokumentum megőrzése elengedhetetlen a hitelesség igazolása érdekében.
Összegzés
A cégkapu regisztráció egy egyszerű és gyors folyamat, amely megfelelő előkészülettel pár perc alatt elvégezhető. Az állami szervekkel való kommunikáció és ügyintézés érdemben leegyszerűsödött a rendszer bevezetése óta, hozzájárulva a digitális átállás és a fenntarthatóság céljainak eléréséhez.